国内新闻翻译

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 


开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室②  胡莹2017-09-06 15:01:38

文中提到的三个解决方案有个共同点是,在取消固定工位的同时,给予员工更多选择。

办公家具制造商 Haworth 不久前发布了一份白皮书,这份叫做 Designing for Focus Work 的研究显示,因为工作被打断以及干扰等因素,平均来看,办公室员工已浪费了 28% 的工作时间,故而必须加班才能完成工作。而在这份白皮书做的全球调查中,超过半数的受访者表示,他们的雇主并没有设法帮助他们管理超负荷的工作。

身处开放式办公环境中的员工,时刻被随时切入的资讯、来来往往的人以及各种莫名的噪音困扰,用于独立思考和解决问题的时间正在减少。

不过,这不是什么新鲜的洞见。

  • 2013 年,建筑公司 Gensler 针对工作场所的调查显示,近 5 年,美国工作场所办公的效率已经下降了 5%;
  • 2014 年,英国办公设备服务公司 Expert Market 调查发现,54% 的员工可能更希望在单独隔开的办公空间进行工作;
  • 同样是在 2014 年,美国办公家具品牌 Steelcase 委托全球调研机构 IPSOS 进行的调查显示,近 69% 的员工对他们的工作环境表示不满意,这其中 85% 的人表示,在日常办公环境中,容易受到周围同事的影响或其他人的谈话声而无法集中注意力,另有 85% 的人认为当他们想要独处放松或思考问题时,发现公司里并无合适的环境。

过去十余年,共享型、开放式办公空间大幅度增加,逐渐取代格子间成为主流办公布局。虽然开放式环境被认为增加了员工之间的合作关系,降低了房地产成本,但 Haworth 的报告指出,开放式空间对于个体员工的绩效,并没有积极的提升效应。

“成功的合作需要集体协作的努力,也需要个人高度专注的工作。在互动协作模式和专注思考模式之间能够任意切换,对于工作效率来说,才是具有意义和成效的。”白皮书中写道

要知道,开放式的办公环境并不只有噪音污染和视觉混乱这些看得见的问题,很多时候,它也为员工间接创造了一个充满竞争压力以及剥夺隐私的状态,并不是所有人都适应这种一举一动都暴露无遗的环境。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

我们尝试着从不同领域、规模、形态的办公空间案例入手,分析时下办公场所的设计特点。我们发现,以下五个趋势出现频率较高,大多数办公室设计的方向都可以归纳其中:

这是第二篇,我们尝试通过三个案例,讨论“协作办公与私密性的平衡”,在协作沟通被看作是创新和效率不可缺少的部分时,也应该注意到,私密性、安静以及独处,对于创意、效率乃至领导工作至关重要。

“我觉得当大家有选择的时候,就会觉得这是一个有幸福感的办公室。”

今年,地产代理行仲量联行上海分公司搬了新家,原来的固定工位取消了,管理者的单独办公间也没有了,原本森严的层级关系被打破,取而代之的,是融合了联合办公概念的有机空间。

吴允燊现在没有自己的固定办公室,公司迁址后,他更喜欢到处走一下,和同事们随机交流,“我希望旁边有很多人可以跟我沟通,多过我在一个很好的、自己的私人封闭办公室里办公。”他是仲量联行上海及华东区董事总经理。

1994 年,仲量联行设立上海分公司,正式进入中国市场。经历了 20 余年不断的本土化尝试,仲量联行已在北京、成都、广州等 13 个城市开设分公司。他们不再需要告诉人们仲量联行能为他们做什么,也成为了很多希望进入地产代理行业的公司人所向往的企业。

“公司应该要做一些改变,来符合客户、社会和自己员工的需求,我们过去不断地在帮我们的客户达成愿景,现在我们更想要强调的是,要怎么样的一个环境,才可以通过我们的员工帮助我们的客户达成愿景。”

在上海,人们熟知的许多地标性大型商业物业都是仲量联行的服务对象,比如为上海中心、上海 ifc、会德丰广场以及兴业太古汇提供办公楼独家代理服务,为虹桥交通枢纽和外滩金融区提供战略顾问服务,以及为花旗银行大厦和月星环球港提供物业管理服务等等。

这次借着办公室迁址的动作,仲量联行上海分公司也想通过去做一些不同的设计,重新定义公司品牌,请来了专注于办公空间领域设计的 iDA Workplace + Strategy 公司操刀新办公室的设计。

新办公室位于兴业太古汇一座的 22、23 层。从电梯间出来,通过一扇玻璃门,便来到了一个体量很大的开放式空间“Equator Club 赤道俱乐部”。设计团队摒弃了传统公司前台的做法,借鉴酒店礼宾部的思维,希望能够减少一些企业色彩,更加着重于用户体验,营造出超越办公以外的氛围。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

手机一卡通的使用,意在为员工畅行各个办公区域提升效率。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

在仲量联行工作,随时随地大大小小的会议是免不了的。这时候,无线投影系统和无线 IP 电话的配置就显得格外贴心了,大大节省了准备调试各种仪器的时间。而在一间 15 分钟自动断电会议室里,一张高高的圆桌置于中心,周围是可供员工暂时倚靠的墙面,一到 15 分钟整个房间自动断电变黑,这个充满巧思的智能设计,目的是要让让许多冗长乏味的会议变得精简、有效率,废话连篇也可能变为“有话直说,长话短说”。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

沿着“赤道俱乐部”旁的楼梯走上 23 楼,视线变得很开阔。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

大面积的落地窗外就是时髦喧闹的城市景观和自然光线,木质感和绿植墙组合构成的这个空间,被称之为“AuroraCafé 极光咖啡馆”。三三两两的同事聚在这里聊天、谈工作,周五晚上在结束一周的繁冗工作后亦有人在这里开 party 办活动。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

除了前述这些公共空间的创意体验,融合了联合办公体验的办公区域,也不再是过去严肃正经的刻板形象。

时下硅谷科技公司最流行的办公套件在这里都可以看到,既有顺应私密性趋势的创新型格子间设计,又有可以进行一对一谈话、独自打电话或者仅仅是单独放空一下的小隔间,或是为偏好于站立式办公的员工提供的桌椅,以及不同区域的吸音板装置。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

而不同种类的会议室也为员工提供了多种选择,比如需要一定程度的私密性,可以选择不同体量的会议室房间,能让人更专注、不被干扰地开会;而如果需要即时、快速地沟通问题,也可以去比较开放的空间来讨论。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
吸音板装置

用吴允燊的话说,“我觉得当大家有选择的时候,就会觉得这是一个有幸福感的办公室。”

而这也是吴允燊听到最多的反馈,“以前其实是没有选择的,我就只能在会议室,要不就是在我的工位上面,他们现在可以按照他们的需要去寻找一个场景,这个场景可能是在我们的极光咖啡馆,或是沙发区,甚至坐在我们的赤道俱乐部。”

在空间美学上,办公区也将家具、材质、颜色以及灯光的搭配,巧妙地融合,用暖色调取代鲜亮色彩,呈现出和谐亲近的氛围,以城市规划为动线设计灵感,既有“大路”的设计,也有“小巷”的细节。

增进与同事之间的互动,成为入驻新办公室后最大的变化之一。

吴允燊以自己为例来说,“以前呢,沟通的都是坐在我旁边的那几个部门,搬进来以后我也在 23 楼坐过,也在我们不同部门的位置上坐过,有些时候虽然太忙,但是五分钟的交流,看看他们在做什么,那大家有两三个机会交流,都是我了解我们的业务很重要的来源。”

仲量联行华东区市场部高级经理刘东旭也告诉我们,搬入新办公室后,工位其实比原来少了不少,但这并不妨碍办公,没有了固定工位,一般一个部门的人会选择一片区域集中办公方便交流与沟通,完成工作后会把自己的私人物品放进个人置物柜里锁起来。

况且考虑到他们的工作性质,工作日在外出差、会见客户的频率都很高,为每个人设置固定工位也是一种浪费。

给予员工更多办公场景的选择,创造同事之间更多互动机会,这都是吴允燊乐见的结果,但在做这个新的办公室改变的过程中,他也有过担心,“这会不会对我们的运营有很大的影响?”

在真正搬进去工作了几个月后,他的疑虑渐渐被打消了一部分,但新的挑战也摆在了面前,“在我们业务的管理上,以前是看到我们的同事坐在一起,知道他们在做什么,现在只能看到结果,过程呢,可能你没有办法每一个都管理到,这也是个很大的课题。”

私人办公室不鼓励协作共事,但失去私密性的空间也并不受员工欢迎

成立于 2005 年的 TAQA,是阿布扎比一家国际能源公司,在过去十年成长速度极快,运营范围在能源行业中不断扩大,遍及 11 个国家,极速扩张也意味着员工分布在各个地区,后勤组织相对困难。

但在高层管理者看来,让员工聚集到总部城市里来,才能更好地发挥集体才智的能量,“我们还是一家年轻的企业,我们在全世界坐拥 320 亿美金的资产。但是我们在阿布扎比的团队却依旧在隔间里工作,我想我们必须要去除一些障碍,” TAQA 执行副总裁 Ifran Nadeem 说道。

他们在阿布扎比一幢高楼里租下了 23 至 25 三层空间,占地 5543 平方米。负责其办公空间设计的,是美国建筑设计公司 Perkins+Will 。

这不只是简单的办公室搬家,对于 TAQA 的员工来说,是工作方式、状态的一次革新。

按照 TAQA 业务经理 Khaled Hag 的说法,对于浸淫在阿拉伯文化中的许多企业员工来说,他们已经习惯在拥有许多私人办公室的环境里工作了,高层管理者也都习惯于拥有私人办公室来体现自己的职权,虽然这样的工作环境并不鼓励协作共事。

在迁入新总部之前,TAQA 高层征询了不少员工意见,他们很快就意识到,私密性是设计考量的重点,许多员工的态度表明,失去私密性的空间将会是不受欢迎的。

TAQA 高层对于新空间的设计提出了明确的要求,“这应是一个集会议、待客、协作交流办公于一体的空间,人们可以聚在一起,协作共事,同时也提到,新空间的设计不能忽略个体员工对于私密性的需求。”

“我们需要创造一个能反映我们业务多样性的空间,能让人更容易地沟通交流。创新和新技术当然很重要。但是对企业而言,更为重要的是员工的质量以及他们之间的紧密联系。”

如何做到既满足个人私密性需求的空间,又有支持协作办公的空间,设计团队需要找到一种平衡方案。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

明丽配色的家具传递出一种随性的亲和力和创造力,玻璃隔断上绘有表示能量浪潮的图案,呼应着公司文化主题。落地窗外就是一览无余的海湾和阿布扎比老城风貌。

整个楼层设计规划,将开放式办公区域、共享协作空间以及私密性空间做了有效区隔。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

比如客户会议可以在第 25 层举行,这一层配置有一个董事会会议室、若干个普通会议室、一个大礼堂,以及公司专门设置的待客空间 Majlis,保证了员工与外部访客互动交流时,不会干扰到办公室中日常工作的员工。

而在 23、24 层,员工可以找到能够让自己舒服办公的角落,不管是可以进行私人电话通话的小隔间,还是紧邻窗前看着海景畅快工作的开阔地。

“每个员工的工作方式不尽相同,我们需要给他们不同的选择,” Khaled Hag 表示。“那些对私密性问题有顾虑的人在适应新环境后都不再担忧,我认为不会有人想回到以前的状态了。”

用活动办公区替代固定工位,让工作变得高效且富有趣味

土耳其 ING 银行总部位于伊斯坦布尔重要的经济区 Maslak。此番接手其总部改造任务的,是伊斯坦布尔本土团队 Bakırkure Architects。

改造的第一步是员工调研。

关于旧办公环境,ING 银行总部员工给出了不同维度的反馈意见,包括绝大多数员工不喜欢办公室暗沉单调的配色、刻板的办公桌椅摆放方式和空间布局,而关于会议室、公共空间太少且空间利用率并不高的抱怨也很多。

受访的员工中有 75%的人表示他们希望有独立的办公空间,90% 希望可以在工作时灵活调整位置。有 75%的员工对于照明设施心存不满,90%的人觉得空调起到的作用太弱,容易导致在工作时感到疲劳。

另有一个明显的问题是,整个办公室的设计过于强调上下等级之间的划分,比如,开会时使用的大桌子,除了体现高管团队的权威之外,有些浪费空间,员工们更希望与高管之间拉近距离,协同工作。

前述调研结果帮助 Bakırkure 团队制定了设计策略,他们意在将银行办公所需的不同功能空间,反映在设计的各个角落。

移动性成为改造实现的核心功能。随着移动办公普及,员工们不再被局限于工位上,创造一种鼓励协作、分享,增进创造性的环境,进而提升整体工作的体验,成为越来越多公司的选择。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

全楼无线基站的设置,使得员工可以使用内部无线智能通话设备进行交流和沟通,固定电话被淘汰。设计师为空间加入了新的活动办公区,便于员工在不同类型的空间选择适合自己工作方式的位置,这就赋予了员工更多的自主选择权,需要静下心来工作时独辟一个区域办公,需要沟通合作时围坐在一起协同工作。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

原先的标准工作台是属于员工们一对一式的固定工位,但新空间将标准工作台改造为共同工作区域,员工可以自主选择在哪里办公,这种自由的工作形式,可以提高员工的工作积极性和效率。而为了满足员工个人需求,办公室里还设置了私人通话用的电话亭和个人用的储物箱。

部分高管的座位安排在空间的角落位置,便于监控整个空间。办公区域紧挨窗边,充分享受自然光照,而相对来说对于自然光需求较少的空间,比如会议室,则置于空间中部。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

为了保证整体空间的宽敞舒适度,设计师移除了旧空间中的吊顶,天花板结构裸露在外,增加了空间的高度。而在人流密集的办公及会议区域,采用喷嘴送风技术,解决了空调不足的问题。

公共区域也是这次革新的重点。咖啡区设置在不同区域,可供人们随时使用。而餐饮区被分成几个板块,另设有公共台阶、冬季花园和篮球场等区域,满足员工聚会、阅读或是进行其他社交活动的需求,也是大楼内最为活跃的空间之一。

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 
开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室② 

图片来源:DezeenArchdaily、仲量联行

开放式办公日趋流行,办公室里的私密性该如何解决?| 我们的办公室②